こんにちは！Runaです。
今回は、
- PREPの法則とは何か？
- PREPの法則の活用できる場面
- PREPの法則を使った場合と使わなかった場合の違い
について紹介します。
- 相手に伝わる文章を書きたい
- いつもなんとなく話が通じない時がある
- 人を惹きつける文章を書きたい
と思っている人にとって、おすすめの記事になります。
PREPの法則は、記事を書く上でも、ビジネスでも、
重要な手法になりますので、ぜひ一緒に身につけていきましょう。
『PREPの法則』の4つのステップ
まず、そもそもPREPの法則とは何でしょうか？
結論から言うと、
文章において、簡潔で説得力のある主張を
展開するためのライティング手法
となります。
このPREPの法則を意識するだけで、
相手に伝わる文章にすることがあります。
そんな魅力的な手法は、4つのステップに分かれます。
そんな4つのステップとは、
P（Point）＝結論
R（Reason）＝理由
E（Example）＝事例
P（Point）＝結論
です。
このステップの通りに文章を構成するだけで、
誰でも相手に伝わる、わかりやすい文章を作成することができます。
各ステップの詳細については、下記で説明していきます。
ステップ1：P（Point）＝結論
1つ目のステップは、
P（Point）＝結論
になります。
ここでは、まず最初に「結論」を述べます。
なぜなら、
相手に対して何を伝えたいのかを明確にし、
相手が話の全体の内容を理解しやすくするため
です。
「結論」を述べるコツとしては、
- 「結論からいうと」で繋げることができるか？
- 簡潔で分かりやすいか？
- 何を言いたいのかを先に提示できているか？
- インパクトを与える内容か？
を意識すると良いです。
例えば、
Q：あなたの強みは何ですか？
A：私の強みは〇〇です。
Q：ブログにSEO対策は必要か？
A：ブログのSEO対策はアクセス数を増やすために必要です。
などです。
最初に結論がくることにより、
相手に興味を持ってもらいやすくなります。
また、何を伝えたいかを把握できるので、
聞いている人は、気疲れすることなく話を聞くことができます。
このように、
文章の初めには、「結論」を最初に述べます。
ステップ2：R（Reason）＝理由
2つ目のステップは、
R（Reason）＝理由
です。
最初に結論を述べたら、次に「理由」を述べます。
結論を裏付けるような、理由を示します。
なぜなら、
結論だけでは説得力に欠けるため、
論理的な理由を示し、相手に納得してもらうため
です。
「理由」を述べるコツとしては、
- 「なぜなら」で繋げることができるか？
- シンプルで具体的な根拠か？
- 論理的・具体的であるか？
を意識すると良いです。
例えば、
P：私の強みは問題解決能力です
R：なぜなら、問題が発生した際に冷静に状況を分析し、
効率的に解決策を見つけることができるからです。
P：ブログのSEO対策はアクセス数を増やすために必要です。
R：なぜなら、検索エンジンの上位に表示され、
より多くの読者がブログを見つけやすくなるからです。
などです。
「理由」は、結論を支えるための重要なステップです。
より具体的・論理的な理由を述べるために、
実績や分析データを用いるとより良いでしょう。
以上のように、
結論の次には、「理由」を述べるようにしましょう。
ステップ3：E（Example）＝事例
3つ目のステップは、
E（Example）＝事例
になります。
ここでは、「結論」と「理由」を裏付ける、
具体的な例を提示します。
なぜなら、
具体的な事例を提示することで、
相手に実感を持って理解してもらうため
です。
「事例」を述べるコツとしては、
- 「例えば」で繋げることができるか？
- 具体的で分かりやすいか？
- 結論や理由が強化できている事例か？
- 実際の経験など、リアリティがあるか？
を意識すると良いでしょう。
例えば、
P：私の強みは問題解決能力です
R：なぜなら、問題が発生した際に冷静に状況を分析し、
効率的に解決策を見つけることができるからです。
E：例えば、プロジェクトが納期ギリギリで遅延していた時、
優先順位を見直すことで納期を守ることができました。
P：ブログのSEO対策はアクセス数を増やすために必要です。
R：なぜなら、検索エンジンの上位に表示され、
より多くの読者がブログを見つけやすくなるからです。
E：例えば、私のブログでは、SEO対策を始めてから3ヶ月で
検索結果の1ページ目に表示され、アクセス数が50%増加しました。
などです。
「事例」は、説得力を高めるために非常に重要です。
より具体的でリアリティのある事例があることで、
結論や理由に信憑性が生まれ、
相手がより納得しやすくなります。
このように、
理由を述べたあとは、「事例」を述べるようにしましょう。
ステップ4：P（Point）＝結論
最後の4つ目のステップは、
P（Point）＝結論
です。
ここでは、最初に述べた結論をもう一度、
再確認して結論を提示します。
最後の「P」を述べるコツは、
- 「ですので」「以上のように」で繋げることができるか？
- シンプルであるか？
- 明確な行動を提示しているか？
を意識すると良いでしょう。
例えば、
P：私の強みは問題解決能力です
R：なぜなら、問題が発生した際に冷静に状況を分析し、
効率的に解決策を見つけることができるからです。
E：例えば、プロジェクトが納期ギリギリで遅延していた時、
優先順位を見直すことで納期を守ることができました。
P：ですので、私は問題が発生した際に、効率的に解決策を見つけ出せる能力が
強みだと思っています。
P：ブログのSEO対策はアクセス数を増やすために必要です。
R：なぜなら、検索エンジンの上位に表示され、
より多くの読者がブログを見つけやすくなるからです。
E：例えば、私のブログでは、SEO対策を始めてから3ヶ月で
検索結果の1ページ目に表示され、アクセス数が50%増加しました。
P：ですので、ブログのアクセス数を増やすためには、
SEO対策は欠かせない要素です。
などです。
最後の「P」は、相手にメッセージを強く印象付けるための
重要なステップになります。
また、行動の具体例を示すことで、
自分が相手に求めている行動を強くメッセージすることができます。
以上のように、
事例まで提示することができたら、
最後は、「結論」を示して話を統一させましょう。
PREPの法則の活用場面
ここでは、
PREPの法則がどのような場面で活用するのか？
について述べます。
PREPの法則は、
相手に分かりやすく伝わる文章の構成を示しています。
ですので、活用できる場面は多くあります。
どういう場面でどういうふうに活用すれば良いのか？
を理解し、今日から活用していきましょう。
下記はあくまで活用方法の一例ですので、
実際にはもっと多くの活用方法があります。
それぞれの活用場所を見つけてくださいね。
面接
1つ目は、「面接」です。
面接練習をしていると、
- なんかうまくまとまらない
- 言いたいことが伝わらない
なんて感じたことが誰しも1回はあるのではないでしょうか。
面接では、より簡潔に分かりやすく、
面接官に自分の意見を伝える必要がありますよね。
そんな時に利用するのが、「PREPの法則」です。
結論を最初に述べることで、伝えたいことを伝えられますし、
その後の理由や事例で自分の考えを提示できます。
メール
2つ目は「メール」です。
仕事でメールを打っていると、
- あれ、なんて伝えたかったんだっけ・・・
- 返信が聞きたかったことと違う
なんてこともありますよね。
そんな時は、「PREP」の法則を利用しましょう。
メールのタイトルや文章の初めに、
結論を提示するようにします。
そうすれば、相手も何について聞きたいのか、一目瞭然です。
そして、最後には、
何についての回答が欲しいのか？
の相手にして欲しい行動も述べます。
相手にとって思いやりのある、
分かりやすいメールを作成することができるようになります。
報告
3つ目は、「報告」です。
- 上司への報告
- 職場全体への報告
- 取引先への報告
など、社会人なら相手に報告する場面は多くありますよね。
でも、
- 結局何を報告したいの？
- ちょっと長そうだから後にして
- うーん（微妙な表情）
なんてことを言われた経験もあるのではないでしょうか。
こちらは頑張って報告してるのに！
って思っちゃいますよね。
自分の成果を正しく評価してもらうためにも、
「PREPの法則」を利用することを意識しましょう。
報告したい内容を結論としてまず最初に述べるようにします。
そこから、報告内容の詳細を説明すれば良いのです。
【場面別ビフォーアフター】PREPの法則の使用前後比較
ここでは、
各場面で「PREPの法則」を
使用した場合と使用していない場合を比較
します。
「PREPの法則」って本当に効果あるの？
って疑心暗鬼になっているあなたは必見です。
利用したらどのくらい分かりやすくなるのか、
各シチュエーションの例文で、
実感していただきたいと思います。
入社面接時で質問に回答する
1つ目のシチュエーションは、
入社面接時で質問に回答する
という場面です。
Q．あなたの強みは何ですか？
A．私の強みはチームワークです。
前職でチームメンバーと協力してプロジェクトを進めた経験があります。
メンバーとのコミュニケーションを大事にしながら作業を進め、無事にプロジェクトを完了させました。
Q．あなたの強みは何ですか？
A．私の強みはチームワークを活かして成果を上げられる点です。
なぜなら、チームメンバーの意見を積極的に取り入れながら、全体をまとめることで、より良い結果を生むことができるからです。
例えば、前職で大規模なプロジェクトを担当した際、各メンバーの役割を調整し、タスクを分担することで、当初の予定よりも1週間早くプロジェクトを完了させました。その結果、クライアントからも高い評価を得ることができました。
ですので、私はチームをまとめながら、全員が最大限のパフォーマンスを発揮できる環境を作り、プロジェクトを成功に導くことができます。
PREPの法則を使うと、
強みは何か？の質問に対しての結論が明確になっていますよね。
このように、面接官に強みを強く印象付けるために、
PREPの法則を採用する価値はあります。
メールで取引先と割引の交渉する
2つ目のシチュエーションは、
メールで取引先と割引の交渉する
という場面です。
件名: 価格交渉について
お世話になっております。いつもお世話になり、ありがとうございます。
今回のプロジェクトに関して、少しでも予算を抑えたいと考えております。そこで、現在ご提示いただいている金額からの割引をお願いできないかと思い、ご連絡させていただきました。
当社としても大変厳しい状況ではありますが、ぜひ前向きにご検討いただけますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
件名: 価格交渉のお願いについて
お世話になっております。いつもご協力いただき、誠にありがとうございます。
早速ですが、今回のプロジェクトにおいて、御社にご提示いただいている価格について、5%の割引をご検討いただけないかお願い申し上げます。
現在、当社では予算の見直しが進んでおり、特にこのプロジェクトに関してはコスト削減が必須の状況となっております。そのため、何とかご協力をいただければと考えております。
御社と以前共同で行ったプロジェクトでも、納期や品質において御社には非常に大きな貢献をしていただきました。同様に今回も御社の優れたサポートが重要であり、プロジェクトの成功を共に目指したいと考えております。
ぜひ、長期的なパートナーシップを見据え、今回のプロジェクトに対する5%の割引をご検討いただければ幸いです。今後とも引き続きご協力をお願い申し上げます。
PREPの法則を使うと、
具体的に相手に何をして欲しいか？
が明確になっていますよね。
取引先にとっては、何を検討したら良いかが明確なので、
見やすいメールとなっているでしょう。
仕事の進捗状態を上司へ報告する
3つ目のシチュエーションは、
仕事の進捗状態を上司へ報告する
という場面です。
お疲れ様です。
プロジェクトの進捗ですが、現在のところ少し遅れています。
外部の業者からの納品が遅れていて、予定通り進められない状況です。
今のところ対応策は考えていますが、他にも調整が必要かもしれません。
お疲れ様です。プロジェクトの進捗についてご報告いたします。
現在、プロジェクトは予定より1週間遅れていますが、解決策を進めており、納期に間に合う見込みです。
外部業者からの納品が遅れたため、製造工程が予定通り進まず、1週間の遅れが生じました。ただし、今後の工程においてリソースを調整し、追いつく計画を立てています。
具体的には、現在の作業を優先順位付けし、製造チームを増員してタスクの分担を進める予定です。また、外部業者への納品を急ぐため、他の業者からの代替品調達も検討しています。
そのため、1週間の遅れを取り戻し、納期には間に合わせる計画です。進捗に変動があれば、すぐにご報告いたします。
PREPの法則を採用すると、
上司に報告したい内容が明確で具体的になっていますよね。
これにより、説得力が大幅に上がっています。
上司からしても、
何の報告で、どういう状況か？
がすぐに分かります。
最後に
この記事では、
- PREPの法則とは何か？
- PREPの法則の活用できる場面
- PREPの法則を使った場合と使わなかった場合の違い
について紹介しました。
最後に、PREPの法則についておさらいしておきましょう。
P（Point）＝結論
R（Reason）＝理由
E（Example）＝事例
P（Point）＝結論
PREPの法則は、誰もがどんな場面でも活用することができる、
万能な法則になります。
ぜひ皆様もしっかり身につけて、
今日から活用していきましょう。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
